Daha önceki yazılarımda İşletmelerin, Çalışanları ve Bilgi Sistemleri ile ilişkilerini yorumlamıştım. Şimdi de işletmelerin hayatlarını sürdürebilmesi için gerekli olan TEDARİKÇİLERLE ilişkilerini yorumlamak istiyorum.
Öncelikle tedarik ve tedarikçi kavramını açıklamak gerekir diye düşünüyorum.
Şöyle ki; dışarıdaki arz kaynaklarından malzeme, ürün veya hizmet temin etme sürecine tedarik, satın alınacak malzeme, ürün veya hizmetin temin edildiği kişi, firma, kurum veya kuruluşlara ise tedarikçi denmektedir.
Firmanızın ihtiyacı olan ürün, hammadde ve hizmetleri satın aldığınız birçok firma mutlaka vardır. İşletmeler bu firmaları seçerken hangi kıstaslara göre seçiyordur?
- Ürünün üretim, depolama yerlerinin ve sevkiyat koşullarının sizin kalitenize uygunluğu,
- Ürünün/hizmetin sizin şartnamelerinize uygunluğu,
- Ürünün genel şartlarını gösteren analiz sertifikası verebilmesi,
- Ürünün/hizmetin tedarik süresinin uygunluğu,
- Ürünün/hizmetin fiyatının uygunluğu,
- Ürünün/hizmetin kalitesi,
- Size geri bildirim zamanları,
- Şikâyetlerinize göstermiş oldukları hassasiyet,
Bu kıstaslara göre belirlediğiniz tedarikçilerle çalışmaya başlarsınız. Peki, çalışma şekliniz nasıldır?
Genel olarak tedarikçilerle iki şekilde çalışma yöntemi uygulanmaktadır.
- Tek tedarikçi ile çalışma,
- Çok tedarikçi ile çalışma
Tek tedarikçi ile çalışma şeklinde amaç; her malzeme veya hizmete ihtiyaç duyulduğunda, bilinen ve sürekli çalışılan tedarikçiden kısa sürede malzeme veya hizmeti temin etmektir. Buradaki avantajlar nelerdir derseniz:
| – Yüksek hacim sayesinde maliyet düşürme, |
| – Kalite gerekçeleri nedeniyle, |
| – Alıcının tedarikçi üzerinde daha kuvvetli hale gelmesi, |
| – Satınalma sipariş maliyetlerinin azalması, |
| – JIT (Tam Zamanında) kullanma zorunluluğu, |
| – Ulaştırma maliyetlerinin azaltılması, |
| – Özel üretim gerekmesi, |
| – Envanter azaltılması ihtiyacı |
Çok tedarikçi ile çalışma şeklinde amaç; Çok tedarikçi ile çalışmanın basit bir mantığı vardır. Emniyetli olmak ve rekabet avantajı sağlamaktır. Buradaki avantajlar nelerdir derseniz:
- Çünkü tedarikçinizde herhangi bir sorun olduğunda derhal diğer tedarikçiniz devreye alınır ve fazla zarar görmeden badire atlatılabilir.
- İkinci nedeni de tedarikçilerinizin fazla oluşu ve onların kendi arasındaki rekabet nedeniyle size fiyat avantajı sağlamasıdır.
Sizlerde bu çalışma şekillerinden bir veya her iki şekilde de çalışıyor olabilirsiniz. Buna karar vermek için nasıl bir yöntem izliyorsunuz?
Sizin işletmeniz için tek tedarikçi ile mi yoksa çok tedarikçi ile mi çalışmak en uygundur? Bunu her yönü ile değerlendirmek ve doğru kararı vermek gerekir.
Size için önereceğim birkaç yöntem olabilir. Şöyle ki;
- Eğer ürettiğiniz ürün çok kritik bir ürün ise ve kullanacağınız hammaddenin tedariki konusunda sürekli sorun yaşıyorsanız, tek bir tedarikçi ile sıkı bir işbirliği yapmanız sizin için en doğru yöntem olabilir.
- Ürettiğiniz ürünün hammaddesinin tedariki sınırlı ise tek bir tedarikçi ile çalışmanız doğru bir yöntem olabilir.
- Ürettiğiniz ürün kritik bir ürün değil ve fazla sayıda tedarikçi var ise çok tedarikçi ile çalışabilirsiniz.
- Satın alacağınız ürünlerin fiyatları sürekli değişken ise çok tedarikçi ile çalışmak daha uygun bir yöntem olabilir.
- Satın alacağınız ürünlerin tedarik süresi uzun ise tek bir tedarikçi ile çalışmak sizi stok tutmak gibi bir maliyetten kurtarabilir. Bu şekilde stoku tedarikçinize tutturabilirsiniz.
- Satın alacağınız ürünün miktarı çok yüksek olduğunda fiyat araştırması yaparak(yani öncelikle çok sayıda tedarikçiden fiyat alıp) en uygun fiyat veren tedarikçi ile fiyat sabitlemesi yaparak tek tedarikçi ile çalışabilirsiniz(bu arada fiyatları belli aralıklarla kontrol etmelisiniz). Bu şekilde tedarikçiniz üzerinde çalışma şekli konusunda çok etkili olabilirsiniz.
Yukarıda belirttiğim örnekleri çoğaltmak mümkün, sizinde gördüğünüz gibi bir işletme için sürekli “tek tedarikçi” ile çalışma veya sürekli “çok tedarikçi” ile çalışma mümkün olmayabilir.
Tedarikçilerle çalışma şeklinizi, satın alacağınız ürünlere ve bu ürünlerin sizin için ne kadar önemli olduğuna göre belirleyebilirsiniz. Yani işletmenizde hem “tek tedarikçi” ile çalışacağınız ürünler, hem de “çok tedarikçi” ile çalışacağınız ürünler bulunabilir.
İşletmenizde tedarikçilerinizi kayıt altına almanızda fayda vardır. Bunun için bir “Onaylı Tedarikçi Listesi” ve birde “Alternatif Tedarikçi Listesi” oluşturabilirsiniz.
“Onaylı Tedarikçi Listenizde” sürekli çalıştığınız firmaların bilgileri(firma adı, yetkili kişi, telefon, faks, e-posta ve tedarik edilen ürünler) bulunmalıdır.
“Alternatif Tedarikçi Listenizde” ise sürekli çalıştığınız firmaların alternatifi olabilecek firmaların bilgileri(firma adı, yetkili kişi, telefon, faks, e-posta ve tedarik edilen ürünler) bulunmalıdır. Bu şekilde ihtiyaç duyduğunuzda, hangi üründe tedarik sorunu yaşarsanız, alternatif firmalarınızı kullanabilirsiniz.
Birde tedarikçiler ile ilişkinizi sizi ve onu geliştiren bir platformda olmalıdır. Zira tedarikçiniz sizden, siz tedarikçinizden çok şeyler öğrenebilirsiniz. Zira tedarikçinin, işletmenin hedeflerini gerçekleştirmek için destek olan bir ortak gibi olması gerekir.
Bernard Shaw:
“Akıllı adam aklını kullanır. Daha akıllı adam, başkalarının aklını da kullanır”
Kaynak: FİLİZ Atilla, Satın almada Tedarikçi İlişkileri Yönetimi, Satınalma Yönetimi Sertifika Programı, Seminer Notu, Boğaziçi Eğ. 2007