Daha önceki yazılarımızda da belirttiğimiz gibi, şirketler için öncelikler sıralamasında birinciliği Çalışanlar almaktadır. Ondan sonra ise BİLGİ SİSTEMLERİ gelmektedir.
Bilgi Sistemleri, birkaç bölümden oluşan bir yapıyı birlikte tarif eder. Şöyle ki; bu yapıda, donanım(Bilgisayar, Data Kablolama, Switch, Yazıcı, Modem vb.) ile yazılım bir bütündür.
Peki, neden Bilgi Sistemleri derseniz? Eskiden olsa firmaların müşteri adetleri, satış kapasiteleri belli bir sayıda idi ve bir defterden takip edilebiliyordu. Bu deftere her şeyi yazabilirdiniz. Müşteri adları, borçları, tahsilâtlar, giderler vb. ne varsa.
Günümüzde ise müşterilerinizin kayıtlarını tutmak, tahsilâtlarınızı, borçlarınızı, alacaklarınızı, çalışanların maaşlarını, ödediğinizi avansları, mesaileri, satışları, stokları takip etmek için onlarca defter yetmemektedir.
Bu tür kayıtlarınızı tutmanız için en azından bir bilgisayara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu bilgisayarda neler yapabilirsiniz? Yukarıda bahsettiğim konularla ilgili tüm kayıtlarınızı tutabilirsiniz. Ancak bu kayıtları tutabilmeniz için bir yazılıma ihtiyaç duyacaksınız. Bilgileri kaydetmek için basit bir Excel programını veya ERP(Kurumsal Kaynak Planlama) yazılımını kullanabilirsiniz.
10 kişilik bir firmada 1 bilgisayar ve Excel programı belki yeterli olacaktır. Ancak 50, 100 veya 150 kişilik bir organizasyonda bütün işleri 1 bilgisayar ve Excel programı ile takip edebilir misiniz? Tabii ki hayır. Bu durumda bilgisayar sayılarını arttırmanız gerekecektir. Peki, bu bölümlerdeki işlerin ve kayıtların birbirlerine aktarılması nasıl olacaktır?
Bu durumda işletme içindeki bilgisayarların(bölümlerin) birbirleriyle haberleşmesi, veri alış-verişinde bulunması gerekmez mi? Mesela bir satış yapıldığında, bu ürünün depoda var olup olmadığının bilinmesi gerekmez mi? Depoda ürünün olup olmadığını(yüzlerce ürününüz olduğunu düşünürseniz) stoklarınızı kayıt altında tutarsanız bilebilirsiniz. Bu bilgiyi almak için, satış bölümü her defasında depoyu mu aramalıdır? Yoksa bilgisayarına baktığında stokları hemen görebilmeli midir?
Bunu tüm bölümler için düşünebilirsiniz. Mesela üretilmesi gereken bir ürünün hammaddesinin satın alınması için talep geldiğinde, Satınalma Bölümü elindeki hammadde stoğunu bilmezse, gereksiz yere malzeme satın almış olmaz mı?
Bütün bölümlerin birbirleriyle sürekli iletişim halinde olması ve bilgi akışının sürekli olması için şirketteki bütün bilgisayarların birbirleriyle bağlı olması gerekir.
Bu bağlantı şekilleri kısaca LAN(Lokal Area Network-Aynı bina veya bölüm içindeki bilgisayarları bağlama şekli) veya WAN(Wide Area Network-fiziksel olarak farklı noktalardaki bilgisayarları bağlama şekli) denen yapılarla bağlanır.
Peki diyelim ki bölümlerdeki bütün bilgisayarları birbirine bağladık. (Buna ağ denir). Bu bilgisayarların ortak kullandığı bir yazılım olması gerekir ki, bölümlerin tümünde toplanan bilgiler ortak bir noktada birleşebilsin. Bu nasıl mümkün olabilir dediğimizde karşımıza Otomasyon Yazılımları dediğimiz genellikle ERP(Kurumsal Kaynak Planlaması) yazılımları diye de adlandırılan yazılımlar çıkmaktadır.
ERP Yazılımı ne yapar dediğimizde ise, öncelikle şirketlerde bulunan tüm bölümlerin işleyişini üzerinde barındıran ve buna göre tasarlanmış yazılımlar anlamına gelir. Bir şirkette bulunan bölümler nelerdir mesela? Satış, Üretim, Satınalma, Muhasebe, İnsan Kaynakları, Finans, Depo vb. diye devam eder.
ERP yazılımları da bu bölümlerin tüm yaptığı işlerin kayıtlarını tutabilecek şekilde tasarlanmıştır. Mesela bu yazılımlarda tüm müşteri bilgilerinizi tutabilir, kime, ne zaman, ne kadar satış yaptığınızı görebilir, müşteri borcunu takip edebilir, müşterilerinizin ödemelerine bakabilirsiniz. Tedarikçilerinizi takip edebilir, hangi tarihte ne kadar alım yapmışsınız? Ne kadar borcunuz var, hangi tarihte ödeme yapacaksınız bunları görebilirsiniz. Tüm borç ve alacaklarınızı tek bir tuşla listeleyebilirsiniz. Deponuzdaki ürünlerin veya hammaddelerin stok durumuna bakabilirsiniz. Üretim için gereken hammadde miktarlarını tespit edebilir, siparişlerinize göre ne kadar üretim yapacağınızı birkaç tuşla belirleyebilirsiniz. Personelinizin avanslarını takip edebilir, maaşlarını birkaç dakikada hesaplayabilirsiniz.
Şimdi bir düşünün bütün bu işleri bilgisayarda birkaç raporla yapabilecekken, defterlerle uğraşmak, kime ne verdim? Kimden ne kadar alacağım var diye düşünmek ne kadar doğrudur? Bu kadar zamanınız var mı gerçekten?
Peki, şirket olarak bütün müşterilerinizle ve bayilerinizle nasıl iletişim kuruyor ve ürünlerinizi onlara nasıl ulaştırıyorsunuz?
Son yıllarda oldukça gelişen Internet üzerinden ticaret, KOBİ‘lerin ürettiği ürünleri çok geniş bir müşteri kitlesine hızlı ve kolayca satabilecekleri bir alan olarak ortaya çıkmıştır. Internet üzerinden ticaret ise B2C ve B2B olarak, Aplikasyon denen mobil uygulamalar üzerinden, sosyal medya üzerinden, yurt içi veya yurt dışı alternatif pazarlar üzerinden yapılabilmektedir.
Öncelikle B2C(Şirketten-Tüketiciye) ve B2B(Şirketten-Şirkete) kavramlarını açıklamamız gerekiyor. B2C denildiğinde, bir şirketin ürettiği ürünleri, tüketiciye yani son kullanıcıya Internet üzerinden satması demektir. B2B denildiğinde, bir şirketin ürettiği ürünleri, başka şirketlere Internet üzerinden satması demektir.
Birde, firmaların bayileri ile yapmış olduğu ve e-sipariş denilen bir çalışma şekli vardır. Burada şirketlerin, bayilerinden ödeme almadan sadece sipariş almalarını sağlayan bir sistemdir.
Görüldüğü gibi, eğer KOBİ’ler Bilgi Sistemlerine önem verirse, gerek verimlilikleri artacak gerekse çok geniş bir müşteri kitlesine ulaşabilecektir.
Birde KOBİ‘ler de çalışan sayısı az olması dolayısı ile genellikle Bilgi İşlem için bir personel istihdam edilmez veya edilemez. Bu durumda kurulan bilgisayar sisteminizi nasıl kontrol edecek ve nasıl yürüteceksiniz?
Böyle bir durumda en iyi çözüm dışarıdan bu hizmeti almaktır. Bu hizmeti alırken dikkat edilmesi gereken ise uzun süreli işbirliği yapmaktır. Burada seçilen bilişim firması ile yıllık bakım anlaşması yapmak iyi bir yöntem olabilir.
*Aşağıdaki insanlar ve kuruluşlar gerçekten önemli bir yere gelmiş kişi ve kuruluşlardır. Fakat teknolojihakkında söylenen en aptalca sözleri sarf etmekten kurtulamamışlar.
- ABD patent dairesi müdürü charles duell, 1899 yılında: “İcat edilebilecek her şey icat edilmiştir.” demiş.
- Oxford profesörü Erasmus Wilson 1878 yılında; “Bu yılki paris fuarı bittiğinde ‘elektrik ışığı’ da onunla birlikte bitecek ve bir daha sözü edilmeyecek.” demiş.
- Literary digest dergisi, 1899 yılında; “Otomobilin elbette bisiklet kadar yaygın kullanımı olmayacak.” tespitini yapmış.
- 1876’da yeni teknolojiyi reddeden western union yöneticisi: “Bu telefon denen şeyin bir iletişim aracı olarak düşünülmesi için çok fazla kusuru var. Bu alet hiç işimize yaramaz.” demiş.
- Fransız fizyoloji profesörü Pierre Pachet, 1872 yılında; “Louis Pasteur’ün mikroplar teorisi saçma sapan bir kurmaca.” demiş.
- İngiliz kraliyet cemiyeti başkanı Lord Kelvin, 1895 yılında; “Havadan uçan ağır makineler(uçak) yapmak imkansızdır.” demiş.
- Fransız harp okulu‘nda askeri strateji dersi veren Mareşal Ferdinand Foch; 1.dünya savaşı’ndan önceki günlerde; “Uçaklar ilginç oyuncaklar ama hiç bir askeri değerleri yok.” demiş.
- Warner Bros stüdyolarının yöneticisi H.M.Warner 1927 yılında sesli film teknolojisini reddedip; “Oyuncuların konuşmalarını kim dinlemek ister ki?” demiş.
- Radyonun öncüsü David Sarnoff’un iş ortağı 1920’lerde neden Sarnoff’un radyosuna destek vermediğini şöyle açıklamış; “Telsiz müzik kutusunun hayal edilebilecek hiç bir ticari değeri yok. Belirli bir kişiye gönderilmemiş bir mesaj için kim para öder ki?”
- Mühendis Lee Deforest, 1926 yılında şu kehanette bulunmuş; “Televizyon, teorik ve teknik olarak mümkün olsa da ticari ve mali açıdan imkânsızdır.”
- IBM(bilgisayar üreticisi firma) yöneticisi Thomat Watson 1943 yılında; “Dünyada belki beş bilgisayarlık bir pazar ancak var.” demiş.
- Popüler Mechanics dergisi ise; “Gelecekte bilgisayarlar 1.5 tondan daha ağır olmayacak.” kehanetinde bulunmuş.
- Digital Equeipment Corporation’ın kurucusu Olsen ise 1977 yılında şöyle demiş; “İnsanların evlerine bilgisayar almak istemeleri için hiçbir sebep yok.“
*Kaynak : www.bildirgec.org